Rien ne se remplit de choses inutiles comme un calendrier - trop d'activités urgentes mais sans grande importance ; des oui aux projets des autres ; des engagements passés qui ne correspondent pas aux circonstances actuelles ; des réunions au petit-déjeuner, au déjeuner et au dîner avec des clients, des collègues et de vieux amis avec lesquels vous n'avez jamais été proche au départ.
Entre le travail, les enfants, les amis, l'église et notre propre besoin désespéré de sommeil, il n'y a pas assez d'heures. Nous en avons 168 par semaine, mais nous avons souvent l'impression de devoir nous débrouiller avec la moitié.
Il est temps de faire le ménage. La bonne nouvelle, c'est qu'il n'y a que cinq étapes à suivre pour trouver et protéger la marge de manœuvre dont vous avez tant besoin.
Étape 1
Clarifier vos priorités
Nous faisons ce qui nous semble important. Parfois, nous identifions des activités - le temps libre, les repas en famille, le repos du week-end - comme des priorités. En revanche, nos courriels envoyés tard dans la nuit, nos passages au volant et nos samedis mouvementés nous racontent une autre histoire.
Le nettoyage de votre liste de choses à faire commence par une réflexion sur ce qui compte le plus pour vous. S'agit-il d'atteindre un objectif important, de terminer un projet clé au travail, de passer plus de temps avec vos proches, de vous adonner à un nouveau passe-temps ? S'il s'agit de tous ces éléments, quel est leur ordre de priorité ?
Une fois que vous aurez déterminé ce qui vous tient vraiment à cœur, vous pourrez évaluer honnêtement ce qui vaut la peine d'être fait et ce qui ne vaut pas la peine du tout.
Étape 2
Faire le tri dans votre liste de tâches et votre calendrier
Une fois que vous découvrez vos vraies priorités, vous pouvez commencer à nettoyer le reste. Le tri de la liste des tâches et du calendrier comporte trois aspects :
- Protégez l'essentiel en vous assurant que vous disposez de suffisamment de temps pour l'essentiel.
- Éliminez tout ce qui ne correspond pas à votre liste actuelle de priorités.
- Reportez et reprogrammez toutes les tâches importantes, mais non urgentes, qui restent.
La réévaluation vous coûtera probablement un peu d'argent, surtout lorsque vous chercherez à savoir ce qu'il faut éliminer. Mais si vous allez jusqu'au bout, vous en tirerez des avantages considérables. N'oubliez pas que vous essayez de faire de la place pour ce qui compte le plus. Le sentiment d'oisiveté est réel, mais il ne vaut pas grand-chose.
Étape 3
Créer une liste des choses à ne pas faire
Pour garder votre liste de tâches épurées, vous avez besoin d'une liste de choses à ne pas faire. Le travail de tri que vous venez d'effectuer vous permettra de dresser cette liste assez facilement. Vous avez déjà identifié vos priorités, ainsi que les activités qui vous détournent de ces priorités.
Identifiez les activités ou les engagements douteux qui risquent de revenir sur le tapis. Incluez les réunions dans votre inventaire. Examinez maintenant la liste pour y trouver des éléments suffisamment importants pour déclarer officiellement que vous ne les ferez plus ou que vous n'y assisterez plus à l'avenir. Placez ces éléments sur leur propre liste, sous l'en-tête «Liste des choses à ne pas faire». C'est aussi simple que cela.
Étape 4
Élaborer votre semaine idéale
Maintenant que votre liste de choses à faire est bien définie, il est temps de structurer votre emploi du temps pour qu'il reste ordonné. L'avantage à long terme n'est pas seulement d'avoir moins d'engagements, mais d'avoir les bons engagements.
Compte tenu de vos priorités, à quoi ressemblerait votre semaine idéale ? Pour commencer, vous pouvez voir notre modèle de semaine idéale sur L’Agenda Essentiel. C'est l'occasion de commencer à réserver du temps pour ce qui compte vraiment.
Utilisez votre Semaine idéale pour vous aider à planifier vos réunions, vos projets, vos temps morts, etc.
Étape 5
Élaborer votre semaine idéale
Une fois que nous avons nettoyé nos listes de tâches et nos calendriers et établi l'ordre dont nous avons désespérément besoin, nous devons entretenir ce que nous avons nettoyé. L'outil le plus important pour cette tâche ne comporte que trois lettres. C'est le mot «non».
Essayez-le pour voir : «Je suis désolé. J'aimerais bien, mais pour honorer mes engagements, je vais devoir dire non». Vous pouvez le formuler d'une centaine de façons différentes, mais une telle réponse est très efficace. Non seulement elle témoigne du respect à la personne qui la sollicite, mais elle protège également le temps que vous vous êtes réservé pour vous-même et pour les autres personnes qui comptent dans votre vie.
Un «non» bien exprimé permet d'éviter le désordre et de protéger l'espace que vous avez déjà nettoyé. Et n'oubliez pas : vous devez appliquer cette mesure à vous-même. Défendez vos intérêts et vos priorités en vous disant non quand il le faut. Faites le ménage dans votre liste de choses à faire et récupérez une marge précieuse pour les choses qui comptent le plus.
Et si vous avez besoin d'un peu de motivation, posez-vous la question : Qu'est-ce que la récupération de votre temps vous permettrait de réaliser cette semaine qui vient ?